CRM multi-sede e assistente AI per il settore della formazione
Un ecosistema digitale progettato per coordinare contatti, richieste e attività di più sedi, collegando CRM, sito, procedure operative e assistenza su WhatsApp.
Sintesi del progetto
- Settore
- Formazione e certificazioni
- Tipologia
- Piattaforma web e CRM
- Ambito
- Gestione multi-sede
- Stato
- In sviluppo
Il progetto nasce dall’esigenza di riunire in un unico sistema informazioni che oggi possono attraversare sito, messaggi, moduli, fogli di calcolo e attività svolte dalle diverse sedi. La piattaforma è pensata per offrire agli operatori una visione condivisa dei contatti e accompagnare ogni richiesta dal primo ingresso fino all’iscrizione o al passaggio alla sede competente.
Da strumenti separati a un processo condiviso
La gestione di corsi, certificazioni e richieste informative coinvolge più canali e più persone. I contatti possono arrivare dal sito, dalle campagne, da WhatsApp o direttamente dalle sedi; le informazioni devono poi essere qualificate, assegnate e seguite senza perdere il contesto della conversazione.
La progettazione parte quindi dal flusso reale degli operatori: raccolta del contatto, individuazione dell’interesse, assegnazione alla sede, gestione delle attività successive e conservazione dello storico.
- Contatti provenienti da canali differenti
- Assegnazione e gestione delle richieste per sede
- Storico delle conversazioni e delle attività
- Dati operativi distribuiti tra più strumenti
- Necessità di risposte rapide senza perdere il controllo umano
Un’unica base per contatti, contenuti e attività
Il nucleo del progetto è un CRM multi-sede collegato agli strumenti pubblici e operativi. Ogni richiesta viene registrata con la propria provenienza, classificata e resa disponibile alle persone autorizzate. Note, attività e passaggi successivi rimangono associati al contatto, riducendo la frammentazione delle informazioni.
- CRM con pipeline dei contatti — In sviluppo
- Ruoli e accessi differenziati per sede — In sviluppo
- Moduli e landing page per la raccolta dei lead — In sviluppo
- Importazione e sincronizzazione dei dati esistenti — In sviluppo
- Gestione di iscrizioni, documenti e comunicazioni — Previsto
- Sito pubblico collegato alla stessa base informativa — Previsto
- Integrazione con servizi esterni attraverso API e workflow — In sviluppo
L’AI come accesso al catalogo, non come risposta a tutto
L’assistente su WhatsApp è progettato per rispondere alle domande ricorrenti utilizzando le informazioni presenti nel catalogo di corsi e certificazioni. Il sistema recupera i contenuti pertinenti, raccoglie le prime informazioni utili e può indirizzare la richiesta verso la sede o la persona competente.
Quando la domanda richiede una valutazione, manca un’informazione attendibile o l’utente vuole parlare con qualcuno, la conversazione deve poter passare a un operatore conservando il contesto raccolto. L’obiettivo non è sostituire il personale, ma ridurre i passaggi ripetitivi e facilitare il primo contatto.
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- 1Domanda su WhatsApp
- 2Ricerca nel catalogo
- 3Risposta contestuale
- 4Raccolta delle informazioni
- 5Passaggio all’operatore
- Risposte basate sui contenuti disponibili
- Tracciabilità della provenienza della richiesta
- Intervento umano nei casi che richiedono verifica o gestione diretta
Un progetto sviluppato per fasi
L’ecosistema viene costruito per fasi, dando priorità agli strumenti che permettono di raccogliere e organizzare correttamente i dati. Le estensioni successive possono così lavorare sulla stessa base informativa, evitando integrazioni isolate.
In sviluppo
- Base CRM multi-sede per contatti, provenienza e attività
- Raccolta lead da moduli e canali collegati
- Assistente AI su WhatsApp collegato al catalogo formativo
- Passaggio della conversazione agli operatori con contesto
- Integrazioni e workflow con servizi esterni
Evoluzioni previste
- Sito e aree informative collegate al catalogo
- Gestione di iscrizioni e documenti
- Pagamenti online
- Report aggregati
- Ulteriori strumenti di orientamento
Progettazione condivisa tra interfacce, processi e integrazioni
Il progetto viene sviluppato attraverso una collaborazione tecnica che unisce progettazione delle interfacce, esperienza d’uso, applicazioni web, architettura backend, database, API e integrazione dei servizi esterni.
Il contributo di Upstudioit riguarda la progettazione delle esperienze utilizzate da operatori e utenti, lo sviluppo delle applicazioni web e del CRM e il collegamento tra le funzionalità operative del sistema.
Obiettivi verificabili
- Centralizzare la provenienza e lo stato delle richieste
- Rendere condiviso lo storico dei contatti
- Ridurre i passaggi manuali tra strumenti
- Collegare catalogo, sito, CRM e conversazioni
- Misurare tempi e risultati dopo l’adozione
Gli effetti operativi saranno valutati attraverso dati raccolti durante l’utilizzo della piattaforma.
Progettazione e sviluppo da Martina Franca, con collaborazioni in tutta Italia.
Hai un progetto con più strumenti, sedi o canali da coordinare?
Raccontaci come gestisci oggi contatti, dati e attività: possiamo individuare insieme quali passaggi conviene collegare e quali è meglio lasciare alle persone.
Dopo le risposte vedrai un primo orientamento. L’invio dei recapiti è facoltativo: puoi approfondire solo se lo desideri.
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